Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitgeber stehen zunehmend vor der Herausforderung, ihre Mitarbeiter über längere Zeit hinweg bei sich zu halten. Gutscheine und andere Benefits sind kein Allheilmittel, aber wenn die Firma insgesamt eine gute Arbeitskultur hat, können Gutscheine für Mitarbeiter ein zusätzlicher Anreiz sein
- Insbesondere Gutscheine zu Lebensmitteln, Transport oder Sportaktivitäten werden gerne gesehen.
- Bis zu 50 Euro pro Monat dürfen Sie pro Angestellten bereitstellen in Form von Gutscheinen
- Die steuerliche und organisatorische Verwaltung von Gutscheinen kann schnell chaotisch werden. Ein digitales Verwaltungsportal wie ClickBen macht diese Aufgabe viel einfacher.
Inhaltsverzeichnis
Warum Gutscheine für Mitarbeiter?
Ein Gutschein mag auf den ersten Blick ziemlich trivial oder unoriginell wirken. Warum nicht einfach das Gehalt erhöhen, wenn man etwas Monetäres seinem Mitarbeiter anbieten will?
Bei einer klassichen Gehaltserhöhung oder einmaligen Sonderzahlung kommt viel von dem Geld beim Mitarbeiter nicht an – weil Sozialversicherung und Lohnsteuer vorher abzuziehen sind. In vielen Fällen bleibt dadurch nur etwa die Hälfte der ursprünglich gezahlten Summe übrig.
Aus diesem Grund sind Gutscheine für Mitarbeiter eine attraktive Möglichkeit, ein wirksames Benefit anzubieten: Sofern Sie die Gutscheine korrekt aufsetzen, kommt wegen Steuerfreiheit mehr Geld beim Endverbraucher an. Durch die Steuervorteile ist die Sache weniger kompliziert und dafür wirksamer.
Aber Gutscheine für Mitarbeiter sind auch aus anderen Gründen ein Vorteil, für Arbeitgeber wie für den Arbeitnehmer:
- Wertschätzung: Ihrer Mitarbeiter stärkt das Arbeitsklima: Indem Sie Ihren Mitarbeitern eine Freude machen, signalisieren Sie Ihre Wertschätzung. Der Angestellte fühlt sich gut aufgehoben und ist motivierter.
- Optimierte Mitarbeiterführung: Die Kommunikation zwischen Chef und Mitarbeiter wird gestärkt, da mehr Interaktion bzgl. der Gutscheine erfolgt. Das kann insgesamt zu besserer Kommunikation führen.
- Bessere Arbeitsergebnisse: Wenn Mitarbeiter zufriedener sind, arbeiten sie mit mehr Elan und Fokus.
- Employer Branding: Durch Gutscheine für Mitarbeiter stärken Sie Ihr Image als attraktiver Arbeitgeber. Das erleichtert das Recruiting und kann zu Mitarbeiterbindung beitragen.
Wichtig: Gutscheine sind ein Bonus, kein Fundament!
So sehr wir bei ClickBen den Einsatz von Gutscheinen befürworten, müssen wir eine wichtige Notiz machen: Wenn Ihr Unternehmen grundsätzlich nicht gut organisiert ist oder tiefere Probleme mit der Arbeitskultur vorliegen, wird auch der beste Gutschein Ihre Mitarbeiter nicht überzeugen. Mitarbeiterbenefits sind ein Zusatz, kein Fundament!
Versuchen Sie also nicht, tiefere Probleme mit einer oberflächlichen Lösung zu übertünchen. Vielmehr dienen Gutscheine als zusätzlichen Bonus, der ein ohnehin schon stabiles System noch stärker macht. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Gutscheine für Mitarbeiter für Sie der richtige Weg sind, können Sie bei uns gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch vereinbaren:
Wie die Steuervorteile für Gutscheine funktionieren
Natürlich können Sie nicht einfach das gesamte Gehalt als Gutscheine ausgeben und somit Steuern umgehen. Es gibt also bestimmte Voraussetzungen für dieses Gehaltsextra, die da lauten:
Sachbezug: Reguläre Gutscheine für Mitarbeiter
Gutscheine für Mitarbeiter sind im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze von maximal 50 Euro pro Monat (inkl. MwSt.) und Angestellten steuer- und sozialversicherungsfrei. Sie gelten als Sachzuwendungen („Zuwendung abgesehen vom ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“).
Das bedeutet: solange die Gutscheine pro Mitarbeiter die Grenze von 50 € im Monat nicht überschreiten, müssen Sie keine zusätzlichen Steuern oder Sozialversicherungsabgaben zahlen. Anders gesagt, Sie zahlen weniger mit den Gutscheinen als wenn Sie eine vergleichbare Gehaltserhöhung zahlen würden.
Mitarbeitergeschenke
Im Falle eines besonderen Anlasses darf der Arbeitgeber pro Anlass und Mitarbeiter bis zu 60 € steuerfrei für den Gutschein ausgeben (maximal 3 Anlässe pro Jahr). Dazu zählt z.B.:
- Geburtstag
- Beförderung oder bestandene Prüfung
- Dienstjubiläum
- Pensionierung
- Verlobung, Hochzeit oder Silberhochzeit
- Geburt oder Taufe eines Kindes
Achtung: Weihnachten und Ostern zählen nicht zu den besonderen Anlässen, daher fallen sie unter die 50 € Grenze, nicht die 60 € Grenze!
Wichtige Grundvoraussetzung aller Gutscheine
Egal, ob es sich um einen regulären Sachbezug oder ein Mitarbeitergeschenk handelt: Der Gutschein darf nicht als Barauszahlung erfolgen und muss für eine vorher festgelegte Sache oder Dienstleistung ausgegeben werden. Ein Gutschein zum Tanken kann also nicht für Restaurantgeld umgetauscht werden usw.
Zudem muss in der Lohnbuchhaltung aufgeführt werden, an welchem Datum der Gutschein gewährt wurde und die Höhe des Gutscheins pro Monat aufgelistet sein.
Beispiele für Gutscheine für Mitarbeiter
Theoretisch können Sie für alle Sach- oder Dienstleistungen einen Gutschein erstellen. Doch hier sind einige der Gutscheine, die besonders beliebt sind:
Tankgutscheine und Tankkarten
Wer hat sich nicht schon einmal über steigende Spritpreise beschwert? Sofern Ihr Mitarbeiter mit dem Auto oder Motorrad zur Arbeit fährt, können monatliche Tankgutscheine eine Entlastung in den Transportkosten bedeuten.
Dabei haben Sie die Möglichkeit, Gutscheine direkt von einer bestimmten Tankstelle zu erwerben, oder Ihren Mitarbeitern eine flexiblere Tankkarte anzubieten. Der klassische Gutschein ist leicht eingerichtet, bietet aber wenig Flexibilität, weil der Verbraucher ausschließlich bei der Tankstelle tanken kann, wo der Gutschein erworben wurde. Ab einer gewissen Mitarbeiterzahl kann es sich daher lohnen, eine Tankkarte einzusetzen, die flexibler genutzt werden kann. Solche Karten können Sie mithilfe eines Benefitportals digital verwalten und steuerlich überblicken.
Gutscheine für Fitness-Dienstleistungen
Yoga, Fitnessstudio oder ähnliches: Wenn Ihr Mitarbeiter gerne Sport macht, wird er sich sicher über Gutscheine zu Sportaktivitäten freuen. Wenden Sie sich hierzu direkt an Fitnessstudios oder andere Fitnessanbieter Ihrer Umgebung und vereinbaren Sie mit ihnen Verträge zur Nutzung ihrer Dienstleistung durch Ihre Mitarbeiter.
Gutscheine für Supermärkte
Edeka, Kaufland oder Aldi… wenn Sie einen bestimmten Supermarkt in der Nähe der Firma haben, kann ein Gutschein für die Supermarktkette sich lohnen. Der Angestellte kann genau wie beim Tankgutschein zwar nur bei der einen Kette einkaufen, doch im Supermarkt ist mehr Auswahl an Waren, und Lebensmittel oder Drogerieartikel sind frei wählbar.
Warengutscheine
Im Gegensatz zum Supermarkt-Gutschein kann ein Warengutschein nur für bestimmte Waren ausgegeben werden (z.B. Sportkleidung). Lohnt sich für die Allgemeinheit vielleicht nicht, aber im Fall eines besonderen Anlasses könnte der Gutschein für neue Turnschuhe beim sportbegeisterten Mitarbeiter ggf. gut ankommen.
Gutscheine für Online-Shops
Online-Shopping ist auch nach Corona eine sehr beliebte Option zum Einkaufen – Kunden lassen sich gerne ihre Produkte direkt nach Hause liefern, oft zu günstigen Preisen im Vergleich zum Kauf in einem Laden. Machen Sie Ihren Mitarbeitern also mit einem Gutschein für Online-Shops eine Freude, die einfach und flexibel angewendet werden kann. Ob zum Geburtstag oder bestimmten Anlässen, oder als monatlicher Benefit: Ein Gutschein für Anbieter wie Amazon, Engelbert und Strauss oder andere Onlineshops kommt gut an.
Gutscheine für unternehmenseigene Produkte
Haben Sie eigene Produkte, die Sie als Unternehmen anbieten? Ein Gutschein für die eigene Produktpalette könnte diese Produkte verfügbar machen. Dabei ist die Verwendung einer Guthabenkarte am sinnvollsten, weil der Nutzer darüber frei verfügen kann, und Sie so direkt einsehen können, wie viel Guthaben aufgeladen bzw. verbraucht wurde.
Streamingdienste und Kinokarten
Kinobesuch ist inzwischen so teuer, dass man sich das zwei Mal überlegt. Streamingdienste wie Netflix oder Amazon-Prime sind da zur günstigeren Optionen geworden, doch auch hier summieren sich die Kosten. Mit einem Gutschein für Kino oder Streamingdienst tragen Sie dazu bei, dass Mitarbeiter ihre Freizeit genießen.
Essensgutscheine
Aber selbst, wenn Ihr Angestellter keine Filme gerne schaut, wird ein Essensgutschein sicher landen: Wie wäre es mit einem Gutschein für ein gutes Restaurant, damit Mitarbeiter mit ihren Partnern, Familie und Freunden mal gut Essen gehen können? Wenn es zur regelmäßigen Unterstützung werden soll, können Sie auch einen Verpflegungszuschuss ansetzen – wir bei ClickBen beraten Sie gerne, wenn Sie mehr dazu wissen möchten.
Gutscheine für Mitarbeiter digital verwalten: ClickBen
Sie können natürlich ganz analog vorgehen und Geldkarten o.ä. direkt vom Shop oder Händler Ihrer Wahl erwerben. Für kleine Betriebe ist dieses Vorgehen vielleicht noch zu empfehlen, weil es kein großes Budget oder viel Vorbereitung benötigt. Doch sobald Ihr Unternehmen mehr als eine Handvoll Mitarbeiter hat, wird die Verwaltung von Mitarbeiterbenefits schnell zum Kopfzerbrechen:
- Wer hat welchen Gutschein wann bekommen?
- Hat er/sie den Gutschein voll ausgegeben, wie viel Geld ist noch übrig?
- Wie wird alles steuerlich abgerechnet?
- Was, wenn der eine Gutschein für Angestellten A irrelevant ist, was kann man noch anbieten?
- Kann der Mitarbeiter selbst seine Vorteile übersichtlich einsehen?
- …
Aus diesem Grund empfiehlt sich die Einrichtung eines digitalen Verwaltungsportals, wo alle Benefits auf einem Blick einsehbar und einstellbar sind. Hier sind die Vorteile, die Sie haben, wenn Sie das BenPortal von ClickBen nutzen:
Kein manueller Aufwand mehr
Unser System erfasst und verarbeitet automatisch sämtliche Benefits.
Budgetlösung und mehr Wahlfreiheit
Legen Sie ein Budget fest und Ihre Mitarbeiter können sich selbstständig aussuchen, was sie brauchen.
Digital verknüpfbar
Volldigitale API-Schnittstelle in Datev und anderen Lohnabrechnungssystemen.
Weniger Fehlerquellen dank Vereinfachung
Durch die automatisierte Abrechnung werden Fehler vermieden.
Erhebliche Zeitersparnis
Die aufwendige Verwaltung individueller Benefits und komplizierter Steuerregelungen entfällt für Ihre HR-Abteilung.
Flexibel anpassen
Ihre Benefits und Budgets sind auch nach der Einrichtung jederzeit einfach und flexibel anpassbar.
Fazit
Bereit, Ihren Beschäftigten mehr Wertschätzung durch Gutscheine oder sonstige Benefits zu zeigen? ClickBen berät Sie gerne.
Nehmen Sie dazu unser kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch in Anspruch: Hier zeigen wir Ihnen, was Sie durch Benefits für Ihre Firma erreichen können!
In Kürze
Gutscheine sind keine Allerweltslösung, um die Motivation Ihrer Mitarbeiter zu stärken. Aber wenn Ihre Firma bereits eine angenehme, organisierte Arbeitskultur hat, können Sie durch Gutscheine für Mitarbeiter einen zusätzlichen Schub Motivation schaffen. Diese Geschenke sind nach dem Gesetz zum Sachbezug innerhalb der Freigrenze von 50 Euro steuerfrei (für besondere Anlässe 60 Euro Freigrenze). Solche Aufmerksamkeiten zeigen, dass Sie Arbeitnehmer wertschätzen. Sie können z.B. Gutscheine fürs Kino, Onlineshops oder Restaurants und Supermärkte anbieten. Damit die Verwaltung solcher Gutscheine oder anderer Mitarbeiterbenefits nicht zur chaotischen Fehlerquelle wird, ist die Verwaltung durch ein digitales Benefitportal sehr zu empfehlen. ClickBen bietet Ihnen individuelle Beratung, wie Sie Ihre Benefits am besten einrichten. Stellen Sie dazu gerne eine unverbindliche Anfrage.