Ohne Mitarbeiter läuft die Firma nicht, und beim Fachkräftemangel merkt man das als Arbeitgeber umso mehr. Aber mit jedem Arbeitnehmer fallen auch Kosten an, die sich aus dem Bruttogehalt und den Lohnnebenkosten zusammensetzen. Diese Kosten, die für den Mitarbeiter insgesamt anfallen, nennt man auch Arbeitgeberbrutto. Wie sich dieses zusammensetzt und welche steuerlichen Rahmenbedingungen Sie als Arbeitgeber beachten müssen, erläutern wir von ClickBen im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Mitarbeiter erhöhen die Produktivität der Firma, aber pro Mitarbeiter fallen auch Kosten an. All diese Kosten zusammengerechnet nennt man das Arbeitgeberbrutto. Zum Arbeitgeberbrutto gehören z.B. der Bruttolohn, sowie Sozialversicherungsbeiträge oder Beiträge zur Rentenversicherung.
- Die Kalkulation all dieser Ausgaben kann mit der Faustregel „Bruttogehalt x 1,21“ grob eingeschätzt werden. Für eine vorläufige Personalplanung reicht diese Formel aus, aber wenn Sie eine genaue Bestimmung suchen, sollten Sie einen Gehaltsrechner verwenden.
- Wenn Sie zudem Zusatzleistungen wie z. B. betriebliche Krankenversicherung oder Tankgutscheine verwalten möchten, ist die Anschaffung einer Benefit-Software sehr zu empfehlen. ClickBen bietet das BenPortal an und berät sie gerne kostenlos und unverbindlich zu Ihren Möglichkeiten.
Was ist das Arbeitgeberbrutto?
Ein Arbeitnehmer hat es leicht: Man kriegt das Gehalt und alle steuerlichen Abgaben nach getaner Arbeit werden automatisch ausgezahlt. Für Arbeitgeber ist dagegen die Einstellung eines Mitarbeiters mit mehr steuerlichem und verwaltungstechnischen Aufwand verbunden.
Das Arbeitgeberbrutto bezeichnet die Summe aller Kosten, die ein Arbeitgeber für einen Mitarbeiter zahlt. Dazu gehören abgesehen vom Bruttolohn auch die Lohnnebenkosten:
- Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberanteile)
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer (falls zutreffend)
- Gesetzliche Unfallversicherung
- Freiwillige soziale Leistungen: Zuschüsse, Sachbezüge
Die gesetzlich verpflichteten Ausgaben belaufen sich im Durchschnitt auf etwa 21% Bruttoentgelts. Verwenden Sie zur groben Personalplanung also die Formel:
Bruttoentgelt x 1,21 = Arbeitgeberbrutto
Freiwillige Ausgaben, wie z. B. Urlaubsgeld, Tankgutscheine etc., sind zusätzlich zu berechnen. Näheres hierzu erfahren Sie in unserem ClickBen Artikel “Die 8 besten Mitarbeiter-Benefits”.
Bieten Sie Ihrem Mitarbeiter das Gehalt und die Benefits, die ihm zustehen, ohne dabei den Überblick zu verlieren: Beim BenPortal von ClickBen werden Ihnen automatisch alle verpflichtenden Ausgaben des Arbeitgeberbruttos übersichtlich angegeben. Und wenn Sie einem Mitarbeiter zusätzliche Benefits anbieten, können Sie auch diese unkompliziert verwalten.
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Die einzelnen Personalnebenkosten im Detail
Nachfolgend sehen Sie eine kurze Erläuterung zu jeder wichtigen Ausgabe, die für die Kalkulation des Arbeitgeberbruttos relevant ist.
Sozialabgaben
Sozialabgaben sind ein prozentualer Anteil des Bruttolohns, der an die Sozialversicherung gezahlt wird. Unter „Sozialversicherung“ fallen z. B. die …
- Krankenversicherung – Falls der Mitarbeiter privat krankenversichert ist, kann dieser Wert variieren.
- Rentenversicherung
- Arbeitslosenversicherung
- Pflegeversicherung
Unfallversicherung
Eine Unfallversicherung dient als Vorsorge für Arbeitnehmer, die aufgrund eines Arbeitsunfalls arbeitsunfähig geworden sind. Diese Versicherung wird von den Berufsgenossenschaften getragen: Im Fall einer unfallbedingten Arbeitsunfähigkeit werden Arbeitnehmer bzw. deren Angehörige finanziell entschädigt.
Pauschalsteuern
Gelten im Fall von Pflichtausgaben, aber auch im Fall mancher Zusatzleistung: Bestimmte geldwerte Vorteile können vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden, z.B. der Firmenwagen, Erholungsbeihilfen, Zuschüsse für Mahlzeiten oder ein Internetzuschuss. Darüber hinaus werden Minijobber steuerlich anders verrechnet als reguläre Arbeitnehmer: Hier greift eine Pauschalsteuer.
Umlageverfahren
Damit ein Arbeitnehmer trotzdem sein Gehalt ausgezahlt bekommt, wenn er nicht arbeiten kann, zahlt der Arbeitgeber monatlich für jeden Mitarbeiter in die Umlageverfahren der Krankenkassen ein: Das Umlageverfahren U1 und U2 schafft einen Puffer, durch den das Entgelt der Arbeitnehmer auch weiter bezahlt werden kann, wenn Arbeitsunfähigkeit vorliegt.
Außerdem gibt es die Insolvenzumlage, um einen Puffer für den Fall einer Insolvenz des Arbeitgebers zu schaffen. So hat der Arbeitnehmer etwas mehr Zeit, um eine neue Stelle zu finden.
Arbeitgeberbrutto: Berechnung aller Ausgaben
Welche Zahlen ergeben sich konkret, wenn man das Arbeitgeberbrutto berechnet? HIer kommt es auf viele Faktoren an, wie z.B. dem Bundesland, Alter der Person, Steuerklasse, ob sie Kirchensteuer zahlen, usw.
Hier sind ein paar Beispiele: In Beispiel 1 sehen Sie die volle Auflistung vom Arbeitnehmeranteil und der Arbeitgeberanteile, und in den darauf folgenden Beispielen sehen Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie für einen Arbeitnehmer eine eigene Berechnung durchführen möchten, können Sie z.B. diesen kostenlosen Gehaltsrechner verwenden:
Beispiel 1: Unverheiratete Person aus Baden-Württemberg
Angaben zum Arbeitnehmenden:
Alter: 30 Jahre
Steuerklasse: 1
Bruttolohn: 4000 € im Monat
Kirchensteuer: nein
KV-Beiträge: 2,5 %
Zusammenfassung: Wenn ein Arbeitnehmer 4000 € Bruttogehalt im Monat verdient, fallen für den Arbeitgeber insgesamt 4.838,00 € im Monat an. Die genaue Aufstellung sehen Sie in der folgenden Tabelle:
Beispiel 2: Unverheiratete Person, Minijob in Berlin
Angaben zum Arbeitnehmenden:
Alter: 30 Jahre
Steuerklasse: 1
Bruttolohn: 540 € im Monat
Kirchensteuer: nein
KV-Beiträge: 2,5 %
Zusammenfassung: Der Arbeitgeber zahlt pro Minijobber 653,13 € im Monat.
Was ist die Beitragsbemessungsgrenze?
Ab einem bestimmten Bruttolohn müssen Sie als Arbeitgeber nicht mehr höhere Beiträge zur Sozialversicherung etc. veranschlagen. Diese Grenze nennt man Beitragsbemessungsgrenze. Sie liegt für das Jahr 2025 bei 5512,50 €. Das bedeutet, wenn Ihr Arbeitnehmer mehr als da verdient, müssen Sie nicht noch höhere Beiträge zahlen, sondern der Betrag für 5512,50 € Bruttogehalt ist die Grenze.
Warum bei den Kosten trotzdem Benefits zahlen?
Die Beispiele, die wir gezeigt haben, beziehen sich nur auf verpflichtende Arbeitskosten pro Mitarbeiter. Posten wie Tankgutscheine, eine Cafeteria oder einen Firmenwagen bedeuten nochmal zusätzliche Kosten. Warum sollte also ein Unternehmer, dessen Ziel es ist, Geld zu verdienen, mehr Geld pro Mitarbeiter ausgeben? Ob und wie Ihr Unternehmen mehr für Benefits ausgeben soll, hängt natürlich von individuellen Faktoren ab. Aber hier sind ein paar gute Gründe, die für Benefits sprechen:
- Bonus-Argument im Recruiting: Fachkräftemangel betrifft inzwischen nicht nur Berufe wie die Altenpflege oder die Post. In nahezu allen Branchen fehlt es an qualifiziertem Personal. Benefits können tieferliegende Probleme wie eine unrealistische Arbeitsbelastung oder toxische Leitungsstruktur nicht wettmachen. Aber wenn Sie als gesundes Unternehmen attraktive Benefits anbieten, steigern Sie die Motivation von Arbeitnehmenden, bei Ihnen anzufangen. Näheres erfahren Sie in unserem Artikel zu “Employer Branding”.
- Steuerliche Vorteile gegenüber einer Gehaltserhöhung: Wenn Sie eine Gehaltserhöhung anbieten, müssen Sie auch mehr Abgaben zahlen, also bleibt beim Nettolohn nicht so viel übrig, wie man vielleicht meint. Wenn Sie dagegen Benefits in Form von Sachbezügen anbieten, sind diese bis zu einer gewissen Freigrenze (meist 50 € im Monat) steuerfrei. In anderen Worten: Wenn Sie einen 50 € Tankgutschein anbieten, hat der Arbeitnehmer direkt mehr Geld fürs Tanken zur Verfügung als wenn Sie das Gehalt um 50 € erhöhen.
- Mitarbeiterzufriedenheit stärken: Die Mitarbeiter, die bei Ihnen angestellt sind, fühlen sich durch Benefits wertgeschätzt und erleben z.B. in Bereichen wie Transport- Lebensmittel- und Gesundheitskosten Entlastung. So sind sie insgesamt zufriedener, was es wiederum wahrscheinlicher macht, dass diese Mitarbeiter lang bei Ihnen bleiben.
- Personalausfälle verringern: Zufriedenheit ist aber nicht nur ein Bonus, es verhindert auch ernstere Probleme wie z.B. Burnout oder andere körperlich/psychisch bedingte Ausfälle des Personals. Da psychische Gesundheit inzwischen eines der häufigsten Gründe für Arbeitsunfähigkeit, insbesondere für Ausfälle, die längere Dauer haben: Während ein Ausfall durch eine Atemwegserkrankung im Durchschnitt etwa 6,1 Fehltage verursacht, fallen Betroffene eines psychisch bedingten Ausfalls durchschnittlich 28,1 Tage aus Quelle: AOK
- Arbeitsleistungen erhöhen: Zufriedene Mitarbeiter, die häufiger und in gutem Zustand sind, können öfter und mit höherer Leistung am Arbeitsplatz aktiv sein. So steigern Sie insgesamt die Arbeitsleistung Ihres Unternehmens.
Behalten Sie den Überblick: ClickBen
Ob verpflichtende Personalzusatzkosten oder freiwillige Beiträge, die steuerliche Verwaltung all dieser Kosten kann schnell unübersichtlich werden. Gehaltsrechner bieten eine Hilfestellung, aber was, wenn Sie alle Benefits, Versicherungen und sonstigen Mitarbeiterausgaben an einer Stelle unkompliziert verwalten und anpassen möchten?
Da hilft Ihnen eine Software wie z.B. das BenPortal von ClickBen: Hier haben Sie stets den Überblick, was für Ausgaben pro Mitarbeiter anfallen und welche Benefits diesem Mitarbeiter freigeschaltet sind. Und wenn sich etwas ändern sollte, können Sie problemlos die Steuerklasse oder ein Benefit anpassen.
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Fazit
Ein Mitarbeiter bedeutet immer eine Arbeitgeberbelastung, die über das reine Gehalt hinausgeht. Diese Belastung erfolgt in Form von Lohnnebenkosten und ggf. von freiwilligen Benefits.
In Kürze
Die Kosten eines Mitarbeiters sind nicht mit dem Gehalt erledigt, sondern Sie zahlen als Arbeitgeber noch weitere Beiträge wie Krankenversicherung, Rentenversicherung. Die Summe aller Personalkosten nennt man auch Arbeitgeberbrutto. Sie können bei der Personalplanung grob rechnen, dass für jeden Angestellten 21 % Zusatzkosten außerhalb des Bruttogehalts anfallen. Für genauere Rechnungen helfen Gehaltsrechner. Trotz des steuerlichen Aufwandes lohnt es sich, nicht nur das Gehalt zu zahlen, sondern auch Benefits wie z.B. Sachbezüge in Form von Tankgutscheinen oder einer Krankenversicherung anzubieten: Diese Benefits steigern Motivation und Wohlbefinden der Mitarbeiter, was langfristig die Leistung in Ihrer Firma steigert. Wenn Sie neben den gesetzlich vorgeschriebenen Abgaben auch Benefits anbieten und steuerlich verwalten möchten, ist eine entsprechende Software zu empfehlen. Hierbei kann Sie das BenPortal von ClickBen unterstützen. Wir beraten Sie gerne unverbindlich zu Ihren Möglichkeiten. Wir freuen uns auf Ihren Besuch bei ClickBen.