Der Arbeitsmarkt ist inzwischen nicht mehr nur eine Frage des Gehalts: Auch die Arbeitgebermarke und die gebotene Work-Life-Balance sind maßgebende Kriterien, nach denen ein potenzieller Arbeitnehmer seine neue Stelle aussucht. Bieten Sie also Ihren Mitarbeitern attraktive Benefits, um Ihre Wertschätzung auszudrücken und Anreize zur langfristigen Beschäftigung bei Ihrem Unternehmen zu bieten. Das bietet für beide Seiten praktische und steuerliche Vorteile, mehr dazu in diesem Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Benefits (oder auch „Mitarbeiterbenefits“) sind Zusatzleistungen eines Arbeitgebers für seine Mitarbeiter. Sie sind ein Win-Win für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber, da die Mitarbeiter Angebote zur Zufriedenheit und Bindung ans Unternehmen beitragen und gleichzeitig in vielen Fällen steuerlich günstiger sind als eine vergleichbare Gehaltserhöhung.
- Unternehmen können viele verschiedene Benefits für Mitarbeiter anbieten, z. B. einen Kita-Zuschuss, Gutscheine für Freizeitangebote oder Angebote zur Gesundheitsvorsorge.
- Sie brauchen Beratung zum Benefits-Paket Ihres Unternehmens? Sie sind auf der Suche nach einer Software, die Ihnen die Verwaltung der Benefits erheblich einfacher macht? Dann ist ClickBen mit seinem Angebot der BenPortal-Software für Sie die richtige Wahl. Inklusive einer unverbindlichen Beratung. Buchen Sie hierzu ein kostenloses Beratungsgespräch!
Basics zu Benefits
Erstmal zur grundlegenden Frage: Was sind Benefits?
Mitarbeiterbenefits (oft auch „Mitarbeitervorteile“ oder „Corporate Benefits“ genannt) sind Zusatzleistungen, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern freiwillig zur Verfügung stellt. Benefits gehen über das reguläre Gehalt hinaus und können im Umfang und den Leistungen stark variieren.
Simple Benefits wären z. B. das Angebot von kostenlosen Getränken am Arbeitsplatz oder die Möglichkeit zu einer flexiblen Einteilung von Arbeitszeiten. Aufwändigere Benefits wie beispielsweise eine betriebliche Krankenversicherung kosten mehr, sind jedoch attraktiver für Ihre Mitarbeiter und potenziellen Bewerber.
Ebenfalls gut zu wissen: Viele Benefits sind unter bestimmten Umständen steuerfrei, was für Sie weniger Kosten bedeutet und für den Arbeitnehmer mehr Leistungen bei vergleichbaren Ausgaben.
Vorteile für den Arbeitnehmer
Ihre Mitarbeiter profitieren in mehrfacher Hinsicht von Mitarbeiter-Benefits:
- Bessere Work-Life-Balance und Minderung von Burnout-Risiko: Ob Sie ein Angebot für Sport, Kinogutscheine oder ein Jobticket anbieten, liegt bei Ihnen. Diese Benefits tragen erheblich zum Stressabbau und zur höheren Lebensqualität Ihrer Mitarbeiter bei. Das wiederum integriert den Job wesentlich besser in den restlichen Alltag. So kann effektiv Vorsorge zu Überlastung und Burnout beigetragen werden.
- Positivere Stimmung bei der Arbeit: Ein ausgeglichener Mitarbeiter kommt gerne zur Arbeit und hat bessere Beziehungen zu Arbeitskollegen.
- Soziale Leistungen für Kinder, Gesundheit und mehr: Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie und ihre Familie gut versorgt sind, werden sie sich besser aufgehoben fühlen, als wenn sie alle Sozialleistungen selbst zusammensuchen müssen.
- Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt: All diese positiven Auswirkungen vermitteln insgesamt eine hohe Wertschätzung und steigern die Motivation eines Mitarbeiters.
Vorteile für den Arbeitgeber
Benefits für Mitarbeiter bieten aber nicht nur für den Arbeitnehmer Vorteile. Auch der Arbeitgeber hat einiges davon:
- Positiver Beitrag zur Unternehmenskultur: Wenn Angestellte mit mehr Motivation und weniger Stress zur Arbeit kommen, sorgt das für weniger Streit, Fehlerquoten und Burnout-Risiko. Das macht die Arbeit nicht nur angenehmer, sondern spart langfristig auch hohe finanzielle Kosten, die Sie sonst für häufige Personalwechsel oder die Zahlungen bei Arbeitsunfähigkeitstagen zahlen müssten.
- Weniger Steuern: Im Gegensatz zur Gehaltserhöhung sind Benefits oft von Steuern befreit, oder man muss nur weniger Steuern zahlen. So zahlen Sie als Arbeitgeber weniger, damit eine vergleichbare Leistung beim Arbeitnehmer ankommt.
- Die eigene Brand als Arbeitgeber stärken: Gute Corporate Benefits für Mitarbeiter stärken Ihr Image als attraktiven Arbeitgeber. So ziehen Sie neue Bewerber mehr an und tragen dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter auch langfristig bei Ihnen bleiben möchten.
Steuern leicht gemacht
Die Herausforderung, um die man mit Benefits nicht vorbeikommt, sind Steuern: Was wird wie zugeordnet, was sind die Freigrenzen, und für was gelten diese Freigrenzen nicht?
Hier sind ein paar grundlegende Erklärungen rund um Benefits, damit Sie sich viele Nerven beim Finanzamt sparen:
steuerfreier Sachbezug: Geschenk
In den meisten Fällen werden Sie Ihre Benefits in Form eines Sachbezugs abrechnen, speziell als Geschenk. Um etwas als steuerfreien Sachbezug zu qualifizieren, müssen folgende Parameter erfüllt sein:
- Freigrenze von 50 € im Monat darf nicht überschritten werden – und zwar auf alle Benefits zusammengerechnet. Sie können also mehrere Geschenke kombinieren (mehrere Gutscheine etc.), solange die Ausgaben insgesamt nicht über 50 € steigen. Wenn die Ausgaben auch nur einen Cent über 50 € sind, müssen Sie darauf Steuern zahlen. Diese Freigrenze gilt pro Monat und pro Mitarbeitenden.
- Kosten, die im vorigen Monat nicht ausgegeben wurden, dürfen nicht in den nächsten Monat übertragen werden.
- Der Geldwert des Geschenks darf vom Mitarbeiter nur für den vorher designierten Verwendungszweck ausgegeben werden. Man kann also z. B. nicht den Sportgutschein für ein Restaurant ausgeben usw.
steuerfreier Sachbezug: Aufmerksamkeit
Neben diesen monatlichen Ausgaben dürfen Sie auch zu besonderen Anlässen bis zu 60 € pro Person und Anlass steuerfrei ausgeben. Dabei gilt:
- Als „besonderer Anlass“ gelten relevante persönliche Ereignisse im Leben eines Mitarbeiters, z.B. die Geburt eines Kindes, Jubiläum, Geburtstag…
- Die Freigrenze von 60 € darf pro Angestellten mehrmals im Monat verwendet werden, sofern ein entsprechender Anlass vorliegt.
- Die Ausgaben zu besonderen Anlässen dürfen zur selben Zeit in Anspruch genommen werden wie die regulären Sachbezug-Geschenke.
Betriebliche Gesundheitsförderung
Wenn Sie als Unternehmen eine betriebliche Gesundheitsförderung einführen möchten, stehen Ihnen pro Jahr und Mitarbeiter 600 € für Sachzuwendungen zur Verfügung – bis zu dieser Freigrenze sind die Leistungen steuer- und sozialversicherungsfrei.
Der Unterschied dieser Zuwendung zur Sachzuwendung ist, dass diese 600 € ein Freibetrag sind: Dieser Betrag ist also in jedem Fall steuerfrei, selbst, wenn Sie mehr ausgeben. Wenn z. B. 800 € ausgegeben wurden, müssen Sie nur für die überschüssigen 200 € Abgaben zahlen anstatt den gesamten Wert.
Voraussetzungen, die hierbei erfüllt werden müssen:
- Die Zuschüsse müssen zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden.
- Bezahlte Sportkurse, Ernährungsberatung o. ä. müssen den „allgemeinen Gesundheitszustand“ der Mitarbeitenden verbessern.
Bezahlte Weiterbildungen
Coachings und Weiterbildungen gelten als steuerfreie Ausgaben. Einzige Voraussetzung: Die Weiterbildung muss mit dem Job des Angestellten etwas zu tun haben.
Sonderzahlungen
Sie können Ihren Angestellten auch zusätzliches Geld zum Urlaub oder zu Weihnachten auszahlen. Das gilt dann als „Sonderzahlung“. Im Gegensatz zu den vorigen Ausgaben werden Sonderzahlungen aber regulär versteuert wie das sonstige Gehalt auch.
Lohnabrechnung und Sachbezug
Ein wichtiges Thema ist die Aufzeichnungs- und Überwachungspflicht bei Sachzuwendungen, vor allem für die 50-Euro-Freigrenze: Diese müssen im Lohnkonto, getrennt vom Barlohn, aufgezeichnet werden (aber auch andere Ausgaben sollten gut dokumentiert werden). Jeder Sachbezug sollte einzeln bezeichnet werden, mit Informationen zum Abgabetag und Abgabeort. Auch Kopien von Gutscheinen o.ä. müssen aufbewahrt werden.
Unter bestimmten Umständen können Unternehmen aber auch einen Antrag zur Erleichterung stellen, damit sie nicht alle Sachbezüge im Detail dokumentieren müssen. Voraussetzung ist, dass durch klare betriebliche Maßnahmen geregelt ist, dass die Freigrenze nicht überschritten wird.
Beispiel 1: Marc erhält pro Monat Einkaufsgutscheine für Edeka in Höhe von 25 €, einen Gutschein für das nahegelegene Restaurant in Höhe von 10 € und einen Tankgutschein in Höhe von 15 €. Noch dazu erhält er zum Geburtstag einen Hoodie im Wert von 55 € und nimmt 1-2x im Jahr an Weiterbildungen teil. Unter diesen Umständen wurden für Marc keine Freigrenzen überschritten und es fallen keine zusätzlichen Steuern an.
Beispiel 2: Ella erhält monatlich Sachzuwendungen in Höhe von 42 €. Jetzt laden Sie als Arbeitgeber Ella und alle anderen Mitarbeiter zu einer Projektabschlussfeier ein und verbuchen pro Angestellten 15 € Ausgaben als Sachzuwendung. In diesem Fall kommen für Ella insgesamt 57 € an Sachzuwendungen in einem Monat zusammen, also übersteigt das die 50-Euro-Freigrenze und Sie müssen Steuern darauf zahlen.
Man merkt also, dass die Freigrenzen viel Spielraum für Benefits lassen, aber gleichzeitig können Sie schnell überschritten werden. Damit Ihr Unternehmen mit Benefits keine steuerlichen Kopfschmerzen und bösen finanzielle Überraschungen hat, müssen Sie ein System zur übersichtlichen Verwaltung aller Benefits einrichten. Hier hilft Ihnen die Software „BenPortal“ von ClickBen.
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In der steuerlichen Übersicht sind schon ein paar Beispiele für Benefits angeklungen. Nun stellen wir Ihnen einen Überblick zu den Benefits bereit, die besonders beliebt sind:
Beispiele für attraktive Benefits
Gutscheine für Freizeitangebote
Sie können klassische Gutscheine oder Mitgliedschaften vergeben, für ein Fitness- oder Yogastudio oder für einen bestimmten Kurs. Oder wie wäre es mit einem Gutschein für Kino oder Streamingdienste wie Netflix oder Amazon Prime? Diese fallen unter die regulären Regeln zum Sachbezug (50 € im Monat) bzw. „besonderen Anlass“ (60 €).
Kita-Zuschuss
Sofern die Kinder Ihrer Angestellten noch nicht im schulpflichtigen Alter sind, können Sie die Kosten für die Kinderbetreuung mit unterstützen. Sei es in einer betriebseigenen Kita oder in Form von Zuschüssen für eine externe Kita. Diese Abgaben sind steuerfrei, solange sie separat zum Lohn gezahlt werden und klar dokumentiert sind.
Jobticket oder andere Mobilitätsangebote
Jeder muss irgendwie von A nach B kommen, und die Kosten dafür können sehr belastend sein. Umso mehr freuen sich Arbeitnehmer, wenn Sie ein Benefit in Form von kostenlosen oder vergünstigten Transportmöglichkeiten haben.
Bis 15.10 2024 galt, dass Mobilitätsangebote pauschal bei 15 % versteuert wurden. Dem ist aber nicht mehr so – stattdessen kommt die genaue steuerliche Regelung auf das konkrete Angebot an. Hierzu ein paar grobe Faustregeln:
- Ein Angebot zum ÖPNV ist in der Regel steuerfrei (z.B. ein Jobticket).
- Fahrräder oder andere klimaschonende Transportmittel sind von der Steuer befreit (z.B. ein Dienst-Fahrrad).
- Carsharing-Zuschüsse für externe Dienstleister sind steuerfrei, aber internes Carsharing fällt unter die Kategorie „Firmenwagen“ und wird anders verrechnet.
Man merkt, es kommt auf Details an. Mehr Anregungen zu Mobilitätsbudgets finden Sie hier. Aber wenn es dann um die konkrete Umsetzung geht, sollten Sie in jedem Fall kompetente Steuerberatung zu Rate ziehen.
Gesundheitsvorsorge
Mitarbeiterbenefits, die zur Gesundheit des Angestellten beitragen, fallen unter „Gesundheitsvorsorge“. Das kann z. B. ein Sportangebot sein, gesunde Ernährung am Arbeitsplatz, Ernährungsberatung, oder auch eine betriebliche Krankenversicherung. Diese Benefits kommen sehr gut an, weil sie u. a. Leistungen abdecken, die von einer regulären Krankenversicherung nicht übernommen werden.
Wie bereits erwähnt, dürfen die Beiträge pro Angestellten bis zu 600 € im Jahr betragen. Wenn die Beträge höher sind, wird nur auf den Überschuss Steuern gezahlt.
Fazit
Benefits drücken Wertschätzung gegenüber Ihren Mitarbeitern aus, verbessern ihre Lebensqualität und geben Anreize, um mit mehr Motivation zu arbeiten. Wenn Sie die Benefits geschickt aufsetzen, können Sie zudem Steuern sparen, und bei Ihrem Arbeitnehmer kommen mehr Leistungen mit demselben Aufwand an. Allerdings ist es wichtig, alle Benefits gut zu dokumentieren und steuerlich klar zu verwalten, sonst kann es schnell teuer werden. Machen Sie sich die Arbeit leichter, indem Sie eine Verwaltungssoftware für Benefits verwenden, wie z. B. von ClickBen: Hier werden alle Benefits pro Mitarbeiter klar aufgelistet, und Sie müssen sich nie fragen, wie viele Steuern gezahlt oder nicht gezahlt werden müssen. Buchen Sie jetzt Ihr kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre Möglichkeiten kennenzulernen!
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Benefits (auch „Mitarbeiter-Benefits“ oder „Corporate Benefits“ genannt) sind Zusatzleistungen eines Arbeitgebers, die er seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen kann. Sie sind ein Win-Win für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber, da die Mitarbeiter Angebote zur Zufriedenheit und Bindung ans Unternehmen beitragen und gleichzeitig in vielen Fällen steuerlich günstiger sind als eine vergleichbare Gehaltserhöhung. Benefits werden separat zum Bruttolohn gezahlt, aber trotzdem in der Lohnabrechnung unter einer eigenen Kategorie dokumentiert – z. B. als „Sachbezug“ (50 € Gesamtausgaben pro Mitarbeiter und Monat), als „Aufmerksamkeit“ (60 € pro Angestellten zu besonderen Anlässen), usw.
Unternehmen können viele verschiedene Benefits für Mitarbeiter anbieten, wie beispielsweise einen Kita-Zuschuss, Gutscheine für Freizeitangebote oder Angebote zur Gesundheitsvorsorge.
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