Tankgutschein für Mitarbeiter
Was soll man groß dazu sagen: Spritkosten sind für viele Arbeitnehmer eine finanzielle Belastung. Wenn Ihre Mitarbeiter lange Anfahrtswege haben, können Sie diese Last durch einen Tankgutschein lindern. So werden Sie als Arbeitgeber in Zeiten des Fachkräftemangels noch ein Stück attraktiver. Wie Sie dabei sogar Kosten sparen im Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung, und was es mit diesem Mitarbeitervorteil auf sich hat, darum geht’s im Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Tankgutscheine für Mitarbeiter sind eine einfache Möglichkeit, einen nützlichen Mitarbeitervorteil anzubieten und gleichzeitig Kosten zu sparen. Das liegt daran, dass Tankgutscheine unter die Kategorie „Sachbezüge“ fallen und somit steuerfrei angeboten werden können.
- Damit der „steuerfreie Tankgutschein“ wirklich steuerfrei bleibt, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden: Die Ausgaben dürfen pro Mitarbeiter maximal 50€ im Monat sein, mit Ausnahme von persönlichen Zuwendungen, die 3x im Jahr bei 60€ zusätzlichen Ausgaben liegen dürfen.
- Tankgutscheine drücken Wertschätzung aus und erleichtern in Zeiten steigender Energiekosten die finanzielle Last Ihrer Mitarbeiter. So erhöhen Sie die Mitarbeiterbindung und werden im Recruiting für neue Jobkandidaten attraktiver.
von Boris Wahl
Inhaltsverzeichnis
02 | Welche Tankgutscheine gibt es?
03 | Welchen Wert darf der Tankgutschein haben?
04 | Was kosten Tankgutscheine?
05 | Wieviel Geld sparen Sie durch steuerfreie Tankgutscheine wirklich?
06 | Voraussetzungen für steuerfreie Tankgutscheine
07 | Vorteile vom Tankgutschein für Mitarbeiter und Arbeitgeber
08 | Welche Nachteile können steuerfreie Tankgutscheine mit sich bringen?
Was ist ein Tankgutschein für Mitarbeiter?
Ein Tankgutschein ist ein immer mehr genutztes Mitarbeiter-Benefit, um Arbeitnehmer bei ihren Spritkosten zu entlasten. Da viele Mitarbeitende mit dem Auto zur Arbeit fahren, ist dieser Benefit offensichtlich sehr beliebt. Ein Tankgutschein kann in Form eines zusätzlichen Gehaltsextras angeboten werden und die Mitarbeiterbindung erhöhen.
Damit der Tankgutschein Ihnen keine Extrakosten macht, darf er maximal 50 € im Monat pro Mitarbeiter betragen (Kategorie „Sachbezüge“, dazu später mehr). So bleibt die Ausgabe steuerfrei und ist im Vergleich zu einer 50 € Gehaltserhöhung deutlich kostengünstiger (Beispielrechnung ebenfalls später im Artikel).
Welche Tankgutscheine gibt es?
Sie haben mehrere Möglichkeiten, den Tankgutschein anzubieten:
Klassische Tankgutscheine
Hierbei kauft der Arbeitgeber bei einer bestimmten Tankstelle bzw. Kette einen bestimmten Betrag und stellt diesen seinen Mitarbeitern zur Verfügung. Achten Sie darauf, nur bis zu 50 € pro Mitarbeiter auszuhändigen, damit die Ausgabe steuerfrei bleibt. Außerdem sollte der Gutschein im selben Monat ausgehändigt werden, wo er verwendet werden soll. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber einen Gutschein für August weder schon im Juli noch erst im September vergeben darf.
Der Vorteil dieser Methode ist, dass man einfach die Gutscheine bei der entsprechenden Tankstelle kauft. Ein großer Nachteil dieser klassischen Tankgutscheine ist, dass es einen hohen Verwaltungsaufwand gibt. Der Arbeitgeber muss jeden Monat manuell die Gutscheine bei der entsprechenden Tankstelle kaufen und alles an die Mitarbeitenden verteilen. Darum ist diese Form der Tankgutscheine v.a. für kleine Unternehmen geeignet.
Tankkarten
Etwas weniger Verwaltungsaufwand bietet eine Tankkarte: Mitarbeiter können den Betrag von bis zu 50 € monatlich aufladen und einsetzen, ohne jedes Mal einen neuen Gutschein abholen zu müssen. Aber auch bei der Tankkarte bleibt der Nachteil, dass die Karte nur bei der Tankstelle/-Kette eingesetzt werden kann, wo die Karte erworben wurde.
Tankgutschein als digitale Gutscheinkarte
Wenn Sie wenig Verwaltungsaufwand mit mehr Flexibilität kombinieren wollen, dann ist der digitale Gutschein die beste Wahl: Bei angemessener Einrichtung kann Ihr Arbeitnehmer unkompliziert seinen Gutschein bei mehreren Tankketten anwenden. Und wenn der Tankgutschein für einen Mitarbeiter gerade nicht relevant ist, können sie innerhalb der 50-Euro-steuerfreien Sachbezüge auch andere Gutscheine nutzen, z.B. für Klamotten oder Supermärkte. Die Anwendung kann sowohl über einer Prepaid-Karte als auch über einer App erfolgen.
Richten Sie hierzu mit einem Benefit-Anbieter Ihre interne Verwaltungsplattform so ein, dass der Tankgutschein zu Ihren Benefits gehört. Dann können Mitarbeiter unkompliziert einsehen, welcher Gutschein ihnen zusteht, und Sie haben die Übersicht zu jedem Mitarbeiter, den Benefits, den Steuern, usw.
Schon gewusst: Mit dem BenPortal von ClickBen können Sie Tankgutscheine und viele weitere Mitarbeitervorteile ganz bequem und mit wenig Verwaltungsaufwand einrichten. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter stärker binden und dabei Steuern sparen, indem Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch bei uns buchen!
Alternative zum Tankgutschein: Carsharing und Co. als Gutschein
Nicht jeder hat ein Auto, und immer mehr Leute legen Wert auf nachhaltige Transportmöglichkeiten. Da bietet sich neben dem herkömmlichen Tankgutschein auch ein Gutschein für alternative Mobilitätsformen an, z.B. Carsharing, E-Scooter und E-Bikes. Gerade in Großstädten überzeugen diese Transportmöglichkeiten mit Flexibilität und weniger Kosten und Aufwand, Parkplätze zu finden.
Wie schon vorhin angedeutet können Sie neben Tank- und Mobilitätsgutscheinen auch andere Dinge als Gutschein anbieten, z.B.:
- Gutscheine für Supermärkte
- Gutscheine für Drogeriemärkte
- Gutscheine für Mitgliedschaften im Fitnessstudio
- Gutscheine für Unterhaltung (Kino, Netflix …)
- Gutscheine für Erlebnisse (Freizeitpark, Klettergarten …)
- …
Wenn Sie einen Benefit-Anbieter nutzen, können Sie all diese Gutscheine in Ihrem Vorteilsportal einrichten und mit einer eigenen App zugänglich machen. Wählen Sie aus hunderten Marken und Services aus, um Ihren Mitarbeitern die idealen Vorteile zur Verfügung zu stellen!
Wollen Sie mehr darüber wissen, wie Alternativen zur Gehaltserhöhung generell zum Mitarbeitervorteil werden? Dann lesen Sie in diesem Artikel weiter: Alternativen zur Gehaltserhöhung.
Welchen Wert darf der Tankgutschein haben?
Die kurze Antwort ist: Es kommt darauf an.
Grundsätzlich können Sie den Gutschein so hoch ansetzen, wie Sie wollen. Aber er es gibt ein paar Rahmenbedingungen:
- Tankgutschein als Sachbezug: Wenn Sie den Tankgutschein steuer- und sozialabgabenfrei anbieten wollen, darf dieser nicht mehr als 50 € im Monat betragen
- Tankgutschein als Aufmerksamkeit: Neben den monatlichen Sachbezügen können Sie Ihren Mitarbeitenden zu persönlichen Anlässen bis zu 3x im Jahr eine Aufmerksamkeit im Wert von bis zu 60 € schenken.
- Tankgutschein als Sachzuwendung nach § 37b EstG: Liegt der Wert über der 50 € Grenze und der 60 € Grenze, haben Sie noch eine weitere Möglichkeit: Sie können den Gutschein als Sachzuwendung nach § 37b EstG abrechnen und pauschal versteuern. Dafür darf er die Freigrenze von 10.000 € im Jahr nicht überschreiten.
Was kosten Tankgutscheine?
Es wäre naheliegend zu denken, dass der Einkaufswert des Tankgutscheins die Kosten bestimmt. Aber ganz so einfach ist es nicht, denn Arbeitgeber müssen folgende Faktoren bedenken:
Wieviel Geld sparen Sie durch steuerfreie Tankgutscheine wirklich?
Wenn wir festhalten, dass steuerfreie Sachbezüge wie z.B. Tankgutscheine dem Arbeitgeber Geld sparen, wie viel Geld ist damit gemeint? Die genauen Zahlen hängen von Steuerklasse, Gehalt etc. ab. Nehmen wir folgendes Beispiel von der Firma Probonio:
Sie haben 20 Mitarbeiter, die jeden Monat 50 € Tankgutscheine bekommen sowie 3 persönliche Zuwendungen à 60 € im Jahr. Dann kommen folgende Zahlen raus:
- Kosten für Tankgutscheine im Jahr: 16.176 €
- Kosten für 50 € extra Gehalt/Mitarbeiter im Jahr: 36.563 € (klassische Gehaltsauszahlung zzgl. Steuer und Lohnnebenkosten)
Wie Sie sehen können, bedeutet der Tankgutschein in diesem Beispiel eine Kostenersparnis von ganzen 20.387 €!
(Berechnungsgrundlage: Steuerjahr 2022; Gehalt 4.000 € Brutto im Monat; Steuerklasse 1; keine Kinder; KV 14,6 %; Zusatzbeitrag 1,3 %; KiSt 8 %; Bundesland Bayern)
Aber damit das funktioniert, müssen Sie eine der Voraussetzungen erfüllen, um die Ausgaben als steuerfrei anzurechnen – und dazu kommen wir jetzt:
Voraussetzungen für steuerfreie Tankgutscheine
Tankgutscheine für Mitarbeiter fallen unter den 50€ Sachbezug, welcher genaue Vorgaben für die Gewährung von Gutscheinkarten vorschreibt. Hierbei muss genau einer der Kriterien, die vom Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) vorgeschrieben sind, erfüllt werden:
- § 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG: Die Gutscheine müssen sich auf ein begrenztes Netz beziehen. Dies sind z.B. Gutscheine von Einzelhandelsketten, Einzelhandelsläden oder regionale Gutscheinkarten. Hierunter fallen z.B. Tankgutscheine von Aral oder Jet Tankstellen, die nur bei dem entsprechenden Betreiber einlösbar sind.
- § 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG: Die Gutscheine müssen sich auf eine begrenzte Produktpalette beziehen. Dies sind bspw. Tankkarten, Beautykarten oder Fitnesskarten. Hierunter fallen Tankkarten, die bei mehreren Tankstellenbetreibern einlösbar sind, aber nur fürs Tanken genutzt werden können. Dementsprechend ist kein Kauf von weiteren Produkten wie z.B. Getränken im Tankstellenshop zulässig.
- § 2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG: Die Gutscheine dienen sozialen und steuerlichen Zwecken. Diese Regelungen finden jedoch bei Tankgutscheinen und Tankkarten keine Anwendung.
Aufgrund dieser Vorgaben beschränken Anbieter von steuerfreien Tankgutscheinen ihr Angebot auf eine bestimmte Region oder eine begrenzte Produktpalette. Hierbei müssen jedoch nicht immer beide Kriterien gleichzeitig erfüllt sein, sprich, aufladbare Tankkarten müssen sich nicht auf eine bestimmte Region begrenzen.
In § 8 Abs. 2 Satz 9 EstG (Einkommenssteuergesetz) ist zudem festgelegt worden, unter welchen Bedingungen Tankgutscheine steuerfrei gewährt werden können:
- Der Betrag des monatlichen Tankgutscheins darf nicht in Form von Geld ausgezahlt werden.
- Tankgutscheine dürfen nicht als Entgeltumwandlung bzw. als Arbeitslohn ausgezahlt werden und müssen freiwillig und zusätzlich zum Gehalt erfolgen.
- Wird der Tankgutschein mit anderen Sachbezügen kombiniert (z.B. Firmenfitness), darf der Gesamtbetrag die Freigrenze von 50€ nicht überschreiten.
Solange Sie diese Richtlinien erfüllen, können Sie mit dem Tankgutschein munter loslegen! Der finanzielle Vorteil für beide Seiten ist offensichtlich, aber es ist nicht der einzige Vorteil.
Vorteile vom Tankgutschein für Mitarbeiter und Arbeitgeber
Wie wir im vorigen Rechnungsbeispiel gesehen haben, können steuerfreie Sachbezüge wie z.B. Tankgutscheine viele Kosten sparen – bei 20 Mitarbeitern etwa 20.000 € im Jahr! Zusätzlich bringt der Tankgutschein weitere Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zugleich:
weitere Vorteile für Arbeitgeber
- Erhöhung der Mitarbeiterbindung
- Steigerung der Arbeitszufriedenheit und Motivation aufgrund der Wertschätzung
- Stärkung des Employer Brandings
- Wettbewerbsvorteil im Recruiting
weitere Vorteile für Mitarbeiter
- Mitarbeiter erhalten aufgrund der Steuer- und Abgabenfreiheit mehr netto vom brutto
- Unterstützung zu Zeiten der Inflation und steigenden Energiekosten
- Zusätzliches Gehaltsextra von bis zu 600€ jährlich
- Gefühl von Wertschätzung und Anerkennung
- Angebot eines alltagstauglichen, sinnvollen Benefits
Wenn ein Mitarbeiter keine Verwendung für Tankgutscheine findet, können wie oben beschrieben auch digitale Gutscheine für Carsharing und andere Anwendungen angeboten werden.
Welche Nachteile können steuerfreie Tankgutscheine mit sich bringen?
Grundsätzlich ist ein Tankgutschein ein einfacher, beliebter Mitarbeiter-Benefit. Die einzigen Nachteile sind, dass ein klassischer Gutschein nur bei einer Marke an Tankstellen einlösbar ist, dass Nicht-Autofahrer wenig profitieren, und dass Sie ohne Benefit-Anbieter einen hohen Verwaltungsaufwand haben werden. Wenn Sie die aufwendige Dokumentation aller Gutscheine und den jeweiligen Freibetrag umgehen wollen, lassen Sie sich am besten von einem Benefit Anbieter helfen.
Gibt's doch einen Tankgutschein für alle Tankstellen?
Klassische Gutscheine beziehen sich nur auf den Laden, bei dem sie erworben wurden. Shell-Gutschein für Shell, Aral-Gutschein für Aral, usw. Wenn Ihre Firma in der Nähe eine prominente Tankstelle hat, dann ist das vielleicht ganz praktisch. Aber der offensichtliche Nachteil ist, dass Mitarbeiter den Gutschein bei keiner anderen Kette anwenden können.
Durch Benefit Anbieter wie ClickBen können Sie die Auswahl der Tankstellen deutlich steigern. Ob per Prepaid-Karte oder digitaler Gutscheinauswahl, geben Sie so Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität und sich selbst weniger Aufwand.
Fazit
Der Tankgutschein ist eine einfache und zugleich effektive Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter finanziell zu unterstützen und gleichzeitig dabei Kosten zu sparen. Wenn Sie Ihre genauen Voraussetzungen und Möglichkeiten für Tankgutscheine in Ihrer Firma herausfinden wollen, dann vereinbaren Sie mit uns ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch – wir freuen uns, Ihnen in Sachen Mitarbeiterbetreuung zu unterstützen!
In Kürze
In Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden Energiepreisen sind Tankgutscheine eine von vielen Mitarbeitervorteilen, um einen Arbeitgeber attraktiver zu machen. Sie können nicht nur die Belastung für Spritkosten lindern, sondern Wertschätzung zeigen und Homeoffice entgegenwirken (sofern dies ein Problem für die Firma darstellt). Gutscheine zu Carsharing, E-Scootern und anderen Dingen bieten eine sinnvolle Alternative für Mitarbeiter, die nicht mit dem Auto unterwegs sind.
Bis zu einer Grenze von 50 € im Monat pro Mitarbeiter fallen die Gutscheinkosten unter Sachbezügen und sind somit steuerfrei. Kleine Betriebe können relativ einfach vorgehen und einen Gutschein bei der nächsten Tankstelle kaufen. Mittelständische und große Unternehmen sollten jedoch darauf achten, den Verwaltungsaufwand gering zu halten. Hier helfen Benefit Anbieter wie ClickBen weiter, indem sie eine individuelle Benefit-Einstellung erlauben und die Steuern und sonstigen Vorgaben für Sie im Blick halten.
